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王永

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王永:如何控制会议论坛的时间?  

2014-12-12 23:43:00|  分类: 会议论坛,时间控 |  标签: |举报 |字号 订阅

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今天在池州参加2014中国会展业年度研讨会暨池州会展经济论坛,我做了题为《为会展插上翅膀——从中国品牌节看会展品牌打造》的主旨演讲,讲到了如何控制论坛时间的问题,很多与会者对此非常感兴趣,我便打算写篇短文详细说明。

拖堂问题在各大会议论坛都比较普遍,主持人有时候也非常无奈,领导嘉宾大豆不是故意想拖,但拖堂会让之后的嘉宾和听众比较急躁,影响之后的议程和会议质量。

我觉得解决这个问题要注意以下几点:

一是议程设置合理。会议组织者在设计议程时要留有余地,时间不要计算得太紧。一定要考虑到嘉宾上下场的时间,考虑到主持人评论、串场及上下场的时间,一般而言,所以如果一位嘉宾演讲的时间是20分钟,你可以通知他为15分钟,如果是15分钟,你应该通知他为12分钟。

此外,要各位注意那些播放视频的嘉宾,事先要反复测试,确保设备运转正常,视频一定要事先看一下,一是审核内容,二是看看时长,有些嘉宾说需要放个两分钟的小视频,结果一放就是五六分钟,中间也没法叫停。

二是会前约法三章。主持人要确保会议按时开始,在会议开始之前要当着全体与会者和演讲嘉宾约法三章,说明演讲者人人平等,一视同仁,主持人的重要职责之一就是控制时间,请大家配合。

同时,要安排专人计时和举牌提醒,举牌人最好在主持人介绍规则的时候也把牌子举起来给大家都看看,时间提醒牌要准备“5分钟”、 “1分钟”和“时间到”等几种备用。还可以准备铃铛,或直接用筷子和茶杯代替。

三是上场再次提示。为了保险起见,在每位嘉宾上场之前安排专人提醒,再次告知具体演讲时长和应该结束的时间,必要时在演讲台上放置计时器。

在联系嘉宾的时候就要明确说明演讲的时长,请演讲者按照这个时长来准备讲稿。如果时长需要调整,务必在第一时间通知演讲者及其助理,必要时甚至需要帮助嘉宾修改PPT。

笔者就遇到过一次这样的情形,一次我们邀请一位国家领导人前来演讲,他秘书提供的PPT非常长,估计是一个小时的内容,我们提出修改,秘书说领导会把我好时间,结果领导把20分钟的演讲延长到50多分钟,我们虽然急得像热锅上的蚂蚁,但也都束手无策。台下的听众显得不太耐烦,而且严重影响了之后的颁奖环节。

四是发挥示范效应。任何会议,第一位演讲者是否守时的示范意义尤为重要,如果第一位嘉宾的时间控制好了,其他嘉宾基本上也会守时的。所以,主持人尽量和第一位嘉宾进行充分沟通,寻求他的理解和支持,请他务必控制好时间。第一位演讲者讲完之后,如果守时要给予表扬,如果拖延时间则需要巧妙的提醒一下,防止下一位演讲者效仿。

五是现场随机应变。主持人要随机应变,万一出现重要领导、嘉宾延时的情况,要主动控制,采取“果断打断冗长的演讲者、压缩其他演讲嘉宾的时间、变单个发言为一起上台轮流发言”等措施,以此控制时间,掌控好节奏。

总之,论坛会议的时间控制首先靠策划,其次靠沟通,现场主要靠主持人。以上几点是个人的点滴体会,不当之处请大家批评指正。

(作者王永,品牌中国产业联盟秘书长、品牌联盟(北京)咨询股份公司董事长、中国会展经济研究会副会长)

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